Все об электронной передаче документов

Автор: Подготовлено специалистами Орловской областной нотариальной палаты

С развитием новых технологий и интернета документооборот в России вышел на электронные просторы. Происходит всеобщая «информатизация» во многих сферах жизни, и нотариусы оказались на передовой, уже более трех лет совершая целый ряд нотариальных действий, основанных на использовании электронных сервисов. По данным Федеральной нотариальной палаты, наиболее часто россияне пользуются функцией электронного оформления документов по сделкам о распоряжении имуществом, брачно-семейным делам, оформлению доверенностей и так далее.

Моментальная передача
Набирает обороты новая практика: граждане все чаще стали использовать возможность моментальной передачи юридических документов из города в город через нотариуса с сохранением их юридической силы. Случается, что в спешке одна из сторон сделки внезапно понимает, что не хватает какого-то важного документа: доверенности или согласия супруга на сделку, свидетельства о праве собственности, документа о родственных отношениях и т.п. – и от этого срывается сделка или важное семейное дело. Причем необходимо передать важные документы из одного города в другой, а времени на отправление почтой или курьером нет. В этом случае можно полностью полагаться на нотариуса, который документы буквально «телепортирует».
Частая ситуация: надо оформить согласие на выезд ребенка за границу, а родители находятся в разных городах. Теперь это не проблема. Обратиться к нотариусу можно даже за несколько часов до поездки, и согласие будет удостоверено, переведено в электронный вид и отправлено в другой город.
Представителям бизнеса подчас необходимо подводить баланс, заполнять и закрывать наряды и папки текущего года, оформлять сделки участников хозяйственных обществ – а подлинные документы находятся в другом далеком городе. В течение нескольких минут нотариус создаст юридически значимую цифровую версию необходимого документа и тут же отправит ее по электронной почте адресату.
Технология работает так: гражданин приходит к любому нотариусу в своем городе и переводит юридически значимый документ в электронный вид. Сразу после этого нотариус пересылает подписанный электронной подписью файл по электронной почте в место назначения, где его так ждут. Можно заранее решить с получателем документа, у какого нотариуса ему будет удобно его забрать. Нотариус в другом городе, в свою очередь, получив электронную версию документа, обратно переводит его в бумажный вид и удостоверяет.
Впрочем, у адресата есть выбор – он может не только с помощью нотариуса перевести нужный документ в бумажный вид, но и оставить документ в цифровом формате, используя специальное устройство для переноса информации. И это будет не копия, а самый настоящий оригинал документа. Электронная и бумажная его версии равнозначны друг другу – этот принципиальный момент закреплен законом.
Необходимо помнить, что не допускается удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, а также документов, удостоверяющих личность.
Возможен и другой вариант – нотариус сможет перевести в бумажный вид полученный им (допустим, из налоговых органов) или представленный вами электронный документ, и тогда удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному означает подтверждение тождественности содержания представленного нотариусу электронного документа содержанию изготовленного нотариусом документа на бумажном носителе. Изготовленный нотариусом документ на бумажном носителе имеет ту же юридическую силу, что и электронный. Представленный нотариусу электронный документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью.
Удобство, безопасность, скорость — главные достоинства процедуры удостоверения равнозначности электронного и бумажного документов. По данным Федеральной нотариальной палаты, за 2017-2018 годы такой услугой воспользовался почти миллион россиян.
Важным фактором является доступность услуги – это нотариальное действие поможет ощутимо сэкономить. Тарифы на удостоверение равнозначности документов – 50 рублей за каждую страницу документа плюс стоимость совершаемой нотариусом правовой и технической работы, размер которой зависит от региона, в котором совершается нотариальное действие.

В помощь  бизнесу
Срочная пересылка документов через нотариуса пользуется спросом и у представителей бизнеса. Ведь предприниматели, как никто другой, экономят время, средства и силы. Электронные сервисы нотариата позволяют ускорить деловой оборот, обеспечивая при этом его полную безопасность.
При участии нотариуса граждане и юридические лица могут передать в налоговый орган заявление, уведомление или сообщение о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя. По заявлению будущего предпринимателя нотариус сделает сканы необходимых документов, сформирует их в контейнер, заверит своей электронной подписью и отправит в налоговый орган. После того как запрос будет обработан в ФНС, нотариус может выдать Свидетельство о направлении документов с указанием о получении всех документов в налоговом органе.
По статистике Федеральной нотариальной палаты, в 2017 году почти 140 тысяч человек направили документы на регистрацию бизнеса в налоговые органы именно электронным способом с помощью нотариуса. Это приветствуется Федеральной налоговой службой, так как обеспечивает достоверность документов и оперативность регистрации новых предпринимателей.
В случае же удостоверения нотариусом договоров с долями в уставном капитале общества с ограниченной ответственностью заявителем о внесении соответствующих изменений в ЕГРЮЛ выступает уже сам нотариус, и заявление в форме электронного документа подписывается электронной подписью нотариуса и в течение двух рабочих дней со дня удостоверения договора направляется в налоговый орган. Нотариус получает документы о регистрации изменений из налоговых органов в электронном виде и выдает их обратившемуся за совершением нотариального действия лицу по его просьбе в форме электронных документов или в форме документов на бумажных носителях на основании удостоверения равнозначности документов на бумажных носителях электронным документам.

Регистрация сделок с недвижимостью
С февраля 2019 года нотариусы будут сами передавать документы в Росрееестр для регистрации нотариально удостоверенных сделок с недвижимостью без взимания отдельной платы. При удостоверении договоров об отчуждении или залоге имущества, права на которое подлежат государственной регистрации, нотариус будет проверять, кому принадлежит данное имущество.
После удостоверения сделки нотариус обязан незамедлительно, но не позднее окончания рабочего дня или в сроки, установленные сторонами в договоре, представить в электронной форме заявление о государственной регистрации прав и прилагаемые к нему документы в Росреестр. Но стороны могут отказаться от подачи документов через нотариуса.
Если нотариус не может подать в электронной форме заявление на регистрацию и другие документы в Росреестр по независящим от него причинам, то он должен подать их на бумажном носителе. Сделать это нужно не позднее двух рабочих дней со дня удостоверения договора, а в случае, если такой срок определен сторонами в договоре, не позднее двух рабочих дней по истечении такого срока.
Перечень не зависящих от нотариуса причин, при наличии которых предоставление документов в Росреестр в электронной форме является невозможным, установит Минюст России совместно с Федеральной нотариальной палатой.
При этом нотариус не вправе брать плату за услуги правового и технического характера за представление в Росреестр заявления о регистрации. Эту услугу он будет оказывать бесплатно. Таким образом, услуга по предоставлению документов в Росреестр будет входить в состав единого нотариального действия по удостоверению сделки. Еще один плюс такой комплексной услуги – срок регистрации. Росреестр должен зарегистрировать нотариально удостоверенную сделку в течение одного дня.
Если нотариальный документ должен быть подписан лицом, обратившимся за совершением нотариального действия, это лицо обязано подписать документ в присутствии нотариуса простой электронной подписью. То есть не нужно получать квалифицированную электронную подпись. Нотариус удостоверит электронный документ своей квалифицированной подписью и тем самым придаст ему юридическую силу. Порядок формирования простой электронной подписи установит Федеральная нотариальная палата.